F.8员工远程工作指南和所有员工居住要求

8.01

介绍

根据过去几个月远程工作安排的经验, 并与雇主之间的最佳实践相一致, 大学选择提供远程工作安排，以方便其员工满足学校的需要, 同时利用科技提供现代的, 竞争激烈的工作环境. 远程工作安排是一种特权, not an entitlement or a University-wide benefit; however, 正如本指南所承认的那样, 与当前的全球大流行无关, 这种安排可以加强一些体制目标, 包括招聘和保留工作人员, 业务连续性, 加强对战略计划措施的支持, 环境可持续性. 我们的期望是，工作人员将在大部分的工作时间在校园里, 但《威尼斯人官网平台》旨在为个别学院和学系提供适当的灵活性，以配合其办学宗旨和教职员的需要.

8.02

指引的范围 

《威尼斯人官网平台》只适用于正式职员. 该指南不适用于教师, 作为议价单位成员的员工(除非相关工会与大学另有协议), 临时雇员或学生雇员. 不要求工作人员远程工作. 除了, 有些职位的性质和/或单位的情况可能使远程工作安排不切实际或不明智. 没有工作人员有义务作出远程工作安排. 所有工作人员可以继续在每个工作日在他们的大学办公室工作.

8.03

资格

作为考虑远程工作安排请求的前提条件, 工作人员不得参加业绩改进计划，也不得在过去60天内参加这种计划. 如果工作人员被列入绩效改进计划, 在性能问题得到解决之前，远程工作安排将被撤销.

8.04

8.05

申请及批准程序

1. Requests. 符合条件的工作人员必须按照本准则的规定启动远程工作程序. 工作人员可以要求每周最多两天远程工作(相当于每月40%)。. 批准的远程工作安排可在2021年9月20日星期一或之后的任何时间生效. 要求远程工作安排, 工作人员必须填写在线远程工作批准表, 下文(d)项描述的是什么. 主管也可要求工作人员提供与其职位有关的额外资料, 工作职责或部门需要.
2. 需要批准. 远程工作安排必须首先由工作人员的主管审查, 谁应就该项要求提出初步建议. 主管应根据各自单位的需要和本指南中包含的标准对请求进行评估, 特别是第8节中所述的内容.06 and 8.13. Thereafter, 该请求连同导师的建议将被发送给相应的院长或副校长(或指定人员)进行最终批准. 院长和副校长将根据与主管相同的标准评估请求，并审查远程工作安排，以确保它们在单位内得到一致的批准(或不批准), 在切实可行的范围内, 在向他们汇报的单位之间.
3. 异常情况. 在特殊情况下，当这样做的决定符合大学的实际利益时, 院长和副校长可以, 但必须事先通知并咨询人力资源副总裁, 考虑允许员工每周远程工作两天以上.
4. 远程工作批准表格. 如上文(b)所述, 作为远程工作安排审批流程的第一步，工作人员必须填写并提交在线远程工作审批表格. 人力资源办公室的一名代表将获得工作人员直接主管的推荐以及相关院长或副校长(或指定人员)的最终批准。. 一旦获得所有批准，人力资源部将与工作人员确认. 远程工作安排只有在获得所有批准后才能开始.
5. 复议请求. 工作人员要求远程工作安排被拒绝的，可按照第8款规定的程序要求重新审议其决定.08.
6. 管理自由裁量权. 关于远程工作安排的决定, 包括对复议请求的决定, 是否由管理层自行决定，不受第F - 3节规定的员工申诉程序的约束.大学的员工政策和程序手册或任何其他申诉或审查程序.

8.06

评估远程工作安排的要求

1. 主管应使用以下指导仔细评估远程工作安排的所有请求. 主管只能考虑合格员工的要求. (见第8节).02.)主管可试行批准远程工作安排. 如果主管确定远程工作安排会对单位的运作产生负面影响，他们可以拒绝批准整个单位的远程工作安排.
   1. 核心原则.
      1. 机构的使命: 这所大学是一所充满活力的住宿研究型大学, 学生之间的紧密合作和面对面的互动, 教职员工是必不可少的. 远程工作安排必须支持这项任务.
      2. 学生服务质素: 远程工作安排不能减损我们住宿研究型大学以学生为中心的性质.
      3. 研究环境质素: 远程工作安排不得影响在大学实验室和办公室进行的研究活动.
      4. 业务运作及目标: 远程工作安排必须支持业务运作效率，以确保每个学院或部门和大学作为一个整体的成功达到和超越总体目标.
      5. 员工保留和招聘: 远程工作安排将有助于人才的招聘和保留，并有助于大学社区和员工士气.
   2. 职位性质. 远程工作安排必须适合具体的职位和工作职责. 由于角色的性质，并非所有职位都适合远程工作安排, 工作职责和大学的需要. 适合远程工作安排的角色通常是:
      1. 参与在有限的直接监督下可以独立完成的工作;
      2. 不需要经常与学生面对面接触, 监事, staff, 教职员工或大学校园内的公众无法通过Zoom有效地完成, Google Meets或类似的媒体平台;
      3. 不需要使用设备, materials or information that can be accessed only while on the University’s campuses; and
      4. 因为安全问题不需要在校园内进行吗, 后勤或其他与业务相关的原因.
   3. Abilities. 主管应考虑工作人员是否有下列表现:
      1. 能够独立工作;
      2. 持续高水平的生产力;
      3. 较强的解决问题能力;
      4. 较强的组织能力;
      5. 有效的沟通技巧;
      6. Ability to work within timelines and meet deadlines; and
      7. 能够在非正式的、非办公室的环境中高效地工作.

8.07

不断检讨远程工作安排 
被批准远程工作安排的员工应该达到他们所在学院或部门的所有绩效标准，并像在校园工作一样富有成效.

主管将定期审查已批准的远程工作安排, 包括在工作人员的年度绩效评估期间, 来决定是否应该继续, 考虑工作人员的工作表现, 作战需求, 团队动态和其他相关考虑. 至少应每年进行一次审查，对新的远程工作安排应更频繁地进行审查. 主管有权在提前30天通知的情况下随时撤销远程工作安排, 经相关院长或副校长(或指定人员)批准.

8.08

复议过程 

重新审议程序允许远程工作安排的请求被拒绝的工作人员要求重新审议该决定. 复议请求必须直接向相应的院长或副校长提出. 具体地说, 要求重新考虑拒绝远程工作安排, 工作人员必须向相应的院长或副校长发送电子邮件，说明要求重新考虑的原因, 远程工作安排的基本原理, 提交的远程工作请求, 以及任何事先与主管有关远程工作安排的书面通信. 我们将尽快作出决定, 通常在收到复议请求后10个工作日内. 复议决定为终局决定. 院长或副校长可以指定另一名管理人员(工作人员的直接主管除外)代表他们决定复议请求. 无论如何, 作出复议决定的人，在作出复议决定前，必须征求主管人力资源的副总经理的意见.

8.09

校内工作的可用性 

经批准的远程工作安排的员工可以, 不时地, 当他们通常被安排远程工作时，被要求在学校. 另外, 组织需要可能需要暂时暂停远程工作安排，以支持学院或部门的特殊项目或条件. 学院和院系可能会有具体的要求，要求远程工作的员工在校园参加某些活动. 主管必须在实际可行的情况下，尽快通知学生意外出现在校园或暂时停止远程工作安排, 但不需要特别的通知期. 这些决定由主管自行决定，不受复议请求或任何申诉或上诉的影响. 工作人员如未按要求返回校园，将被视为无故缺勤, 工作人员的这种行为可能导致其远程工作安排的暂停或终止.

8.10

工作时间、受抚养人照顾安排及缺勤情况

1. 工作日及工作时间. 远程工作安排不会改变工作人员每周工作的天数或工作的时间. 参见B部分.1 and B.大学员工政策和程序手册第3条. 工作人员在远程工作时必须遵循正常的工作时间表. 学校关于工作时间(包括用餐时间)的政策, 休息时间, 加班和报时)适用于远程工作和校园工作. 参见B部分.1 and B.大学员工政策和程序手册第3条. 未获豁免的员工在没有事先通知的情况下，不得超过正常工作时间, 主管的书面批准, 并且必须准确报告所有的工作时间. 参见B部分.大学员工政策和程序手册第2条.
2. 出席. 工作人员在远程工作时必须遵守学校的出勤和授权缺勤(包括休假和病假)政策. 参见B部分.3, C.5, C.6 and C.大学员工政策和程序手册第7条.
3. 非工作活动. 远程工作的工作人员在正常工作时间内不得从事或参加个人活动或事务, including, 但不限于:跑腿, 处理家庭问题, 从事非大学工作或工作，以及任何在校园工作不被允许或不合适的活动.
4. 休假/残疾住宿. 远程工作安排并不打算取代残疾住宿或家庭或病假. 工作人员可以在F部分找到有关残疾住宿的更多信息.《威尼斯人平台》第1条的规定，以及《威尼斯人平台》第D条的规定.

8.11

安全与健康 

远程工作的员工必须保持一个没有危险的安全可靠的工作空间. 除非校方另行通知并批准, 工作人员的远程工作空间被理解为一个工作面(例如.g., 书桌或桌子), seat, 电脑及配件, 电话和, 如果适用的话, 存储硬拷贝记录的位置. 在此远程工作空间之外执行的工作未经大学授权. 员工必须尽早向主管和人力资源部报告远程工作期间发生的任何工伤事故, 但无论如何, 超过二十四(24)小时.

8.12

Expenses

1. 自愿要求远程工作的工作人员将不报销家庭办公设备或服务费用, 除非法律另有规定和/或大学的报销政策明确规定. 大学不承担运营费用, 维护, 财产或责任保险, 或其他费用的工作人员的家或其他远程工作地点. 大学保险不包括教职工用于远程工作的个人财产. 学校不支付员工到校内或远程工作地点的通勤费用.
2. 学校将为需要远程工作的员工提供或报销费用, 根据大学的报销政策和适用法律, 与相关学院或院系商定的某些设备或费用. 补助金或合同资金不得用于购买远程工作设备或报销远程工作费用，除非此类购买或费用在授予协议中明确预算和批准.

8.13

工作空间、技术/设备和数据安全 

提供远程工作安排的学院和部门以及有这种安排的员工必须确保物理空间, 将满足以下技术和数据安全要求. 学院和院系也可以采用针对其工作的额外要求, 包括确保信息保密性的专门要求.

1. 物理空间: 远程工作的员工应该在一个适合工作类型的空间工作. 这个空间通常应该是私人的，这样别人就不会偷听机密的谈话或会议，也不会看到包含敏感信息的电脑屏幕.
2. 物理文档: 远程工作的员工应该带回家完成工作所需的最少数量的物理文件, 并应尽快将这些文件交回学校. 处理实体文件的工作人员必须有一个安全的位置来存储这些文件，并有一个安全的方法来销毁包含敏感信息的文件或媒体. 学院和部门必须考虑如何在工作人员和大学之间交换物理文件或媒体，以确保足够的安全性.
3. 禁止开会: 员工不得在远程办公地点举行面对面的工作会议.
4. 技术/设备:
   1. Equipment: 需要电脑的职位上的工作人员必须在开始远程安排之前由其主管提供所需设备的清单, 工作人员必须确认他们有这样的设备. 一般来说, 学院和院系不会为远程工作的员工提供额外的电脑或配件(如.g.(鼠标，键盘，外部显示器)，适用于校园办公室或远程工作地点. 大学也不会提供其他家庭办公设备(如.g.比如家具)到远程工作的员工.
   2. 大学设备: 大学提供给教职员的所有设备, 无论是在校园使用还是与远程工作安排有关, 仍属大学所有，并须在离职或收到大学通知后归还.
   3. 网络连接: 有远程工作安排的员工必须有一个稳定的, 非公用互联网连接，有足够的带宽参加视频会议等日常活动.
   4. 电话接入(VoIP): 当远程工作时，员工必须使用通过大学提供的Clearspan软件作为其主要办公电话. See http://ots.ciecc-oc.com/voice-communications/user-guides.
   5. 技术相关的挑战: 员工负责解决远程工作地点的技术相关问题, 除了大学提供的设备问题, 哪些应该与技术支持办公室的支持台协调，并与工作人员的主管沟通.
   6. 禁止个人使用: 教职员不得使用学校设备作个人用途.
5. 数据安全: 员工应始终遵守以下大学要求:
   1. 确保访问、使用或存储大学数据的所有设备的安全;
   2. 确保设备及其运行的软件有补丁和更新;
   3. 确保物理安全措施到位，防止损坏, harm, 个人设备被盗或丢失;
   4. 请勿与家人或任何其他未经授权的人分享您的大学帐户或密码;
   5. 确保设备运行软件，防止设备感染病毒, 间谍软件和其他恶意程序;
   6. Use the University's VPN to access University information systems; for information pertaining to the University’s VPN, 请参阅文件，该文件可在此处找到: http://mypc.ciecc-oc.com/ots/access/vpn-remote-access; and
   7. 确保大学的数据只存储在适当的大学系统中, databases, 或根据部门和大学的记录和电子邮件保留政策(程序编号. Q.4)，张贴于 mypc.ciecc-oc.com/general-counsel/policies-and-procedures，而不是在个人设备上.
6. 事件响应: 如果用于访问或存储大学数据的设备丢失, 感染了病毒或恶意软件, 受到网络钓鱼攻击, 或者在其他方面受损, 工作人员必须立即通知技术服务办公室(OTS)支持台. 如果网络安全事件影响了用于访问或存储大学数据的个人设备, 工作人员必须全力配合大学的调查, 在某些情况下可能涉及将设备提供给OTS进行法医调查.
7. 其他相关政策: 在技术和数据安全方面, 安排远程工作的教职员须继续遵守下列大学政策:使用电脑资源(程序编号. Q.3); Records and E-Mail Retention Policy (Procedure No. Q.4); and Technology and Telephonic Infrastructure Capabilities (Procedure No. Q.5)，均张贴于 mypc.ciecc-oc.com/general-counsel/policies-and-procedures.

8.14

大学房地产 

大学提供给教职员的所有设备, 无论是在校园使用还是与远程工作安排有关, 仍然是大学的财产，必须在离职或在大学通知的任何其他时间归还.

8.15

雇佣性质 

《威尼斯人官网平台》的任何规定都不能改变任何工作人员的随意雇用性质, 远程工作的员工仍然受到, 并应遵守所有适用的大学政策和程序，就像他们在校园里一样.